KEBIJAKAN ANTI PENCUCIAN UANG (AML)

Pendahuluan

Tujuan Manual ini adalah untuk menetapkan praktik internal, langkah-langkah, prosedur dan kontrol Perusahaan yang relevan dengan pencegahan MLTF. Manual ini dikembangkan dan diperbarui secara berkala oleh CRO berdasarkan prinsip-prinsip umum yang ditetapkan oleh Dewan Direksi Perusahaan (selanjutnya disebut "Dewan") sehubungan dengan pencegahan MLTF. Semua amandemen dan/atau perubahan pada Manual harus disetujui oleh Dewan. Manual harus dikomunikasikan oleh CRO kepada semua karyawan Perusahaan yang mengelola, memantau atau mengendalikan dengan cara apa pun transaksi Klien dan memiliki tanggung jawab untuk penerapan praktik, langkah-langkah, prosedur dan kontrol yang telah ditentukan di sini. Manual ini telah disiapkan untuk mematuhi ketentuan Hukum.

Penerapan Manual

1. Manual ini berlaku untuk:
   1. ) Semua jenis layanan yang ditawarkan kepada Klien Perusahaan serta transaksi perusahaan yang relevan dengan Kliennya, termasuk namun tidak terbatas pada transaksi perdagangan valuta asing, yang tidak bertujuan untuk secara fisik mengirimkan mata uang asing yang disepakati atau tidak diselesaikan secara material secara tunai, terlepas dari ukuran akun Klien dan frekuensi perdagangan.
   2. ) Setiap pengaturan lain antara Perusahaan dengan pihak lain termasuk karyawannya, orang terkait dan penyedia layanan.
2. Dalam hal ini, CRO harus bertanggung jawab untuk memperbarui Manual agar mematuhi persyaratan masa depan Hukum, sebagaimana berlaku, dan mengenai prosedur uji tuntas yang diterapkan untuk Klien yang bertransaksi namun tidak terbatas pada transaksi perdagangan valuta asing dengan Perusahaan.

Tanggung Jawab Dewan Direksi

Tanggung jawab Dewan sehubungan dengan pencegahan MLTF mencakup hal-hal berikut:

1. Menentukan, mencatat dan menyetujui prinsip-prinsip kebijakan umum perusahaan sehubungan dengan pencegahan MLTF dan mengkomunikasikannya kepada CRO.
2. Menunjuk CRO dengan tanggung jawab keseluruhan untuk AMLTF
3. Menyetujui Manual.
4. Memastikan bahwa semua persyaratan yang relevan dari Hukum diterapkan, dan memastikan bahwa sistem dan kontrol yang tepat, efektif dan memadai diperkenalkan untuk mencapai persyaratan yang disebutkan di atas.
5. Memastikan bahwa CRO dan asistennya, jika ada, dan orang lain yang telah ditugaskan dengan tugas menerapkan prosedur untuk pencegahan MLTF (yaitu personel departemen administrasi/back-office), memiliki akses lengkap dan tepat waktu ke semua data dan informasi mengenai identitas Klien, dokumen transaksi (sebagaimana dan di mana berlaku) dan file dan informasi relevan lainnya, sehingga sepenuhnya difasilitasi dalam pelaksanaan efektif tugas mereka, sebagaimana termasuk di sini.
6. Membentuk rantai pelaporan yang jelas dan cepat berdasarkan mana informasi mengenai transaksi mencurigakan disampaikan tanpa penundaan kepada CRO, baik secara langsung atau melalui asistennya, jika ada, dan memberi tahu CRO dengan tepat untuk ketentuan eksplisitnya dalam Manual.
7. Memastikan bahwa CRO dan Kepala departemen administrasi/back-office memiliki sumber daya yang memadai, termasuk staf yang kompeten dan peralatan teknologi, untuk pelaksanaan tugas mereka yang efektif.

Tanggung Jawab Petugas Kepatuhan dan Pelaporan

CRO harus secara hierarkis termasuk dalam jajaran tertinggi struktur organisasi Perusahaan untuk memerintahkan otoritas yang diperlukan. Selanjutnya, CRO harus memimpin prosedur dan proses kepatuhan AMLTF Perusahaan dan melapor kepada manajemen senior. CRO juga harus memiliki akses ke semua informasi relevan yang diperlukan untuk melakukan tugasnya. Selama pelaksanaan tugasnya dan kontrol kepatuhan Perusahaan dengan Hukum, CRO harus memperoleh dan memanfaatkan data, informasi dan laporan yang dikeluarkan oleh organisasi internasional.

Tugas CRO harus mencakup hal-hal berikut:

1. menetapkan dan memelihara manual prosedur kepatuhan,
2. menetapkan fungsi audit untuk menguji prosedur dan sistem AMLFT untuk mempromosikan efisiensi dan perbaikan,
3. mengambil tanggung jawab keseluruhan untuk semua STR, di mana transaksi atau layanan yang berpotensi mencurigakan telah diidentifikasi oleh Perusahaan, CRO harus memeriksa catatan yang relevan untuk mengkonfirmasi apakah ada dasar yang masuk akal untuk mencurigai bahwa layanan atau transaksi tersebut mungkin terkait, secara langsung atau tidak langsung, dengan komisi tindak pidana serius. Ini adalah ambang batas untuk memicu kewajiban STR inti berdasarkan bagian 48 Hukum,
4. memastikan bahwa semua pejabat, karyawan, dan agen:
   1. ) disaring oleh CRO dan pejabat lain yang sesuai sebelum perekrutan,
   2. ) dilatih untuk mengenali transaksi mencurigakan dan tren serta risiko khusus yang terkait dengan pencucian uang dan pendanaan terorisme, dan
   3. ) mematuhi semua kewajiban yang relevan berdasarkan Hukum dan manual kepatuhan internal,
5. menyerahkan laporan kepatuhan kepada otoritas yang relevan, dan
6. memelihara pencatatan.

Pemantauan konstan terhadap akun dan transaksi Klien merupakan elemen penting dalam pengendalian risiko MLTF yang efektif. Dalam hal ini, CRO harus bertanggung jawab untuk memelihara serta mengembangkan proses pemantauan berkelanjutan Perusahaan.

Tanggung Jawab Auditor Internal

Kewajiban berikut dari Auditor Internal ditujukan khusus untuk pencegahan MLTF:

1. Auditor Internal harus meninjau dan mengevaluasi, setidaknya secara tahunan, kesesuaian, efektivitas dan kecukupan kebijakan, praktik, langkah-langkah, prosedur dan mekanisme kontrol yang diterapkan untuk pencegahan MLTF yang disebutkan dalam Manual.
2. Temuan dan pengamatan Auditor Internal, sehubungan dengan poin (1) di atas, harus diserahkan, dalam bentuk laporan tertulis, kepada Dewan.

Alur Kerja Uji Tuntas Pelanggan (CDD) Pendekatan Berbasis Risiko (RBA)

RBA berarti bahwa Perusahaan akan mengidentifikasi, menilai dan memahami risiko MLTF yang mereka hadapi dan mengambil langkah-langkah AMLFT yang sepadan dengan risiko tersebut untuk mengelola dan menguranginya secara efektif.

Di bawah RBA, Perusahaan akan berusaha mengidentifikasi, menilai dan memahami risiko MLTF-nya sehubungan dengan:

1. Kliennya,
2. negara atau yurisdiksi asal Kliennya atau di mana Kliennya berada,
3. negara atau yurisdiksi di mana institusi memiliki operasi, dan
4. produk, layanan, transaksi dan saluran pengiriman institusi.

CDD, sebagaimana didefinisikan dalam Hukum, memiliki empat komponen kunci:

1. mengidentifikasi Klien, termasuk orang yang bertindak atas nama Klien non-individu, dan memverifikasi identitas mereka,
2. di mana Klien bukan pemilik manfaat, mengidentifikasi pemilik manfaat dan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memverifikasi identitas pemilik manfaat,
3. memperoleh informasi yang cukup tentang sifat hubungan bisnis dan bisnis Klien atau pemilik manfaat untuk mengidentifikasi transaksi atau pola transaksi yang kompleks atau tidak biasa dan aktivitas berisiko tinggi lainnya, dan
4. mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan tujuan transaksi satu kali (didefinisikan dalam S49(2) Hukum sebagai transaksi di luar hubungan bisnis yang ada yang melebihi SCR50.000, baik dalam operasi tunggal atau beberapa operasi terkait), dan asal serta tujuan akhir dari semua transfer dana.

Pendekatan berbasis risiko yang diadopsi yang diikuti oleh Perusahaan, dan dijelaskan dalam Manual, memiliki karakteristik umum berikut:

1. Mengakui bahwa ancaman MLTF bervariasi di antara Klien, negara, layanan dan instrumen keuangan.
2. Memungkinkan Dewan untuk membedakan antara Klien Perusahaan dengan cara yang sesuai dengan risiko bisnis khusus mereka.
3. Memungkinkan Dewan untuk menerapkan pendekatannya sendiri dalam formulasi kebijakan, prosedur dan kontrol sebagai respons terhadap keadaan dan karakteristik khusus Perusahaan.
4. Membantu menghasilkan sistem yang lebih hemat biaya.
5. Mengidentifikasi dan menilai risiko MLTF yang berasal dari Klien atau jenis Klien tertentu, instrumen keuangan, layanan, dan wilayah geografis operasi Kliennya.
6. Mengelola dan mengurangi risiko yang dinilai dengan penerapan langkah-langkah, prosedur dan kontrol yang tepat dan efektif.
7. Pemantauan berkelanjutan dan perbaikan dalam operasi efektif kebijakan, prosedur dan kontrol.

Orang yang Terpapar Politik (PEP)

Orang yang Terpapar Politik (PEP) didefinisikan sebagai individu yang dipercayakan atau pernah dipercayakan dengan fungsi publik yang menonjol, serta anggota keluarga terdekat dan rekan dekat mereka.

Sesuai dengan selera risiko Perusahaan, Perusahaan secara tegas tidak membentuk atau mempertahankan hubungan bisnis dengan PEP. CRO harus memastikan bahwa semua Klien prospektif dan yang ada disaring terhadap basis data PEP global yang terpercaya selama orientasi dan secara berkelanjutan. Jika Klien prospektif diidentifikasi sebagai PEP, aplikasi orientasi harus ditolak. Jika Klien yang ada kemudian menjadi PEP, CRO harus segera mengakhiri hubungan bisnis sesuai dengan Syarat dan Ketentuan Perusahaan dan mengajukan STR jika ada aktivitas mencurigakan terdeteksi.

Uji Tuntas yang Ditingkatkan (EDD)

Di mana Perusahaan mengidentifikasi Klien, yurisdiksi, atau transaksi sebagai menghadirkan risiko MLTF yang lebih tinggi, CRO harus memastikan bahwa langkah-langkah Uji Tuntas yang Ditingkatkan (EDD) diterapkan. Langkah-langkah EDD termasuk, namun tidak terbatas pada:

1. Memperoleh informasi tambahan tentang Klien dan sifat yang dimaksudkan dari hubungan bisnis;
2. Memperoleh informasi tambahan tentang Sumber Dana (SoF) dan Sumber Kekayaan (SoW) Klien;
3. Memperoleh persetujuan Manajemen Senior untuk memulai atau melanjutkan hubungan bisnis; dan
4. Melakukan pemantauan berkelanjutan yang ditingkatkan terhadap hubungan bisnis dan transaksi.

Pemantauan Berkelanjutan

Pemantauan berkelanjutan memiliki dua komponen kunci:

1. Meneliti transaksi untuk konsistensi dengan bisnis Klien, profil risiko, dan sumber dana/kekayaan; dan
2. Menjaga semua informasi dan dokumentasi CDD tetap terkini.

Yurisdiksi yang Dikenai Sanksi dan Berisiko Tinggi & Sanksi Keuangan yang Ditargetkan

Perusahaan secara tegas melarang melakukan bisnis dengan individu, entitas, atau yurisdiksi yang tunduk pada sanksi internasional dan domestik. CRO harus memastikan bahwa semua Klien disaring terhadap daftar Resolusi Dewan Keamanan PBB (UNSCR), daftar sanksi domestik Seychelles yang dikeluarkan berdasarkan Undang-Undang Pencegahan Terorisme, serta daftar yurisdiksi berisiko tinggi UE, OFAC (AS), dan FATF.

Jika kecocokan atau "temuan yang benar" diidentifikasi terhadap pihak yang dikenai sanksi, Perusahaan harus segera membekukan dana atau aset tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada Klien, melarang transaksi apa pun, dan segera melaporkan masalah tersebut kepada FIU dan FSA sesuai dengan hukum Seychelles.

Prosedur Identifikasi Klien

CRO harus memastikan bahwa dokumen dan informasi yang sesuai sehubungan dengan kasus-kasus berikut harus diperoleh dengan baik, sebagaimana berlaku dan sesuai:

1. Semua prosedur identifikasi dan verifikasi, termasuk komunikasi internal dan eksternal, harus didokumentasikan secara tertulis dan disimpan sebagai catatan berdasarkan Hukum.
2. Perusahaan harus terlebih dahulu menetapkan kepuasannya bahwa ia berurusan dengan orang yang nyata (alami atau hukum) dan bahwa setiap orang yang mengaku bertindak atas nama Klien non-individu diberi wewenang dengan benar untuk bertindak.
3. Perusahaan harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengidentifikasi pemilik manfaat atau pemilik aset yang membentuk dasar hubungan atau transaksi yang diusulkan, dan membuat pertanyaan yang tepat tentang tujuan dan sifat hubungan atau transaksi tersebut.
4. Dokumen yang dikeluarkan oleh sumber pemerintah yang bereputasi (misalnya kartu identitas dan paspor) harus diperlukan. Jika memungkinkan, salinan bukti pendukung harus disimpan. Atau, nomor referensi dan rincian relevan lainnya harus dicatat sepenuhnya.
5. Di mana Perusahaan tidak dapat mengidentifikasi dan memverifikasi identitas calon Klien dan semua pemilik manfaat yang relevan sesuai dengan Hukum, Perusahaan harus:
   1. ) tidak membentuk (atau mengakhiri) hubungan bisnis apa pun,
   2. ) menolak untuk melakukan transaksi apa pun, dan
   3. ) membuat STR segera kepada FIU.

Ketergantungan pada Pihak Ketiga untuk Tujuan Identifikasi Klien dan Uji Tuntas

Perusahaan dapat mengandalkan pihak ketiga untuk implementasi prosedur identifikasi klien dan uji tuntas, dengan ketentuan bahwa:

1. Pihak ketiga membuat segera tersedia semua data dan informasi, yang harus berupa salinan yang disertifikasi benar dari aslinya, yang dikumpulkan dalam proses penerapan prosedur identifikasi klien dan uji tuntas.
2. Perusahaan menerapkan langkah-langkah uji tuntas yang tepat pada pihak ketiga sehubungan dengan pendaftaran profesional dan prosedur serta langkah-langkah yang diterapkan dari pihak ketiga untuk pencegahan MLTF. CRO harus bertanggung jawab untuk implementasi ketentuan yang disebutkan di atas.
3. Perusahaan memastikan bahwa pihak ketiga adalah institusi keuangan atau bisnis atau profesi non-keuangan yang ditunjuk yang tunduk pada peraturan dan pengawasan AML/CFT yang setara dengan standar yang diperlukan oleh hukum Seychelles.

Membocorkan Informasi

Dalam mematuhi kebijakan dan prosedur yang disebutkan di atas, Perusahaan menahan diri dari melakukan proses uji tuntas jika ada kecurigaan yang masuk akal bahwa tindakan tersebut dapat memperingatkan Klien. Perusahaan akan melanjutkan untuk mengajukan STR sebagaimana disyaratkan oleh Hukum.

Transaksi Mencurigakan

Definisi transaksi mencurigakan serta jenis transaksi mencurigakan yang dapat digunakan untuk MLTF hampir tidak terbatas. Transaksi mencurigakan seringkali akan menjadi transaksi yang tidak konsisten dengan bisnis atau aktivitas pribadi yang sah dan diketahui dari Klien atau dengan bisnis normal akun tertentu, atau secara umum dengan profil ekonomi yang telah dibuat perusahaan untuk Klien.

Perusahaan harus memastikan bahwa ia mempertahankan informasi yang memadai dan mengetahui cukup tentang aktivitas Kliennya untuk mengenali tepat waktu bahwa transaksi atau serangkaian transaksi tidak biasa atau mencurigakan. Untuk mengidentifikasi transaksi mencurigakan, CRO harus melakukan aktivitas berikut:

1. Memantau secara berkelanjutan setiap perubahan dalam status keuangan Klien, aktivitas bisnis, dan/atau jenis transaksi.
2. Memantau secara berkelanjutan apakah ada Klien yang terlibat dalam salah satu praktik yang dijelaskan dalam daftar di bawah ini tentang apa yang mungkin merupakan transaksi/aktivitas mencurigakan yang terkait dengan MLTF.
3. Di mana transaksi atau layanan yang berpotensi mencurigakan telah diidentifikasi oleh Perusahaan, CRO harus memeriksa catatan yang relevan untuk mengkonfirmasi apakah ada dasar yang masuk akal untuk mencurigai bahwa layanan atau transaksi tersebut mungkin terkait, secara langsung atau tidak langsung, dengan komisi MLTF atau tindak pidana serius lainnya.
4. Jika setelah menyelesaikan tinjauan ini, CRO memutuskan bahwa ada dasar yang masuk akal untuk kecurigaan, maka ia harus segera melanjutkan untuk membuat STR kepada FIU. Semua STR harus dibuat dalam waktu dua hari kerja setelah membentuk kecurigaan (atau pengetahuan) yang relevan.

Prosedur Pencatatan

Departemen administrasi/back-office Perusahaan harus memelihara catatan tentang:

1. Sifat bukti identitas yang diperoleh pada setiap Klien.
2. Semua transaksi dan korespondensi terkait yang dilakukan oleh C
3. Catatan semua pertanyaan AMLFT yang diterima dari FIU dan semua laporan yang dibuat kepada FIU berdasarkan S27 Hukum.
4. Semua dokumen yang dikumpulkan dan laporan yang dibuat selama orientasi Klien dan pemantauan berkelanjutan.
5. Dokumen yang diperoleh dan laporan yang dibuat selama proses CDD.

Semua catatan harus disimpan untuk periode minimum tujuh (7) tahun sejak tanggal peristiwa yang relevan atau, dalam kasus hubungan bisnis yang sedang berlangsung, setelah hubungan bisnis berhenti, dalam bentuk yang segera dapat diakses atas permintaan.

Format Catatan

Departemen administrasi/back-office harus menyimpan dokumen/data yang disebutkan di atas, selain dokumen asli atau salinan yang disertifikasi benar yang disimpan dalam bentuk salinan cetak, dalam bentuk lain, seperti bentuk elektronik, dengan ketentuan bahwa departemen administrasi/back-office harus dapat mengambil dokumen/data yang relevan tanpa penundaan yang tidak semestinya dan menyajikannya setiap saat, kepada badan pengatur, setelah permintaan yang relevan. Perusahaan telah menetapkan kebijakan penyimpanan dokumen/data dan memastikan kebijakan tersebut mempertimbangkan persyaratan Hukum.

Dokumen/data yang diperoleh, harus dalam bentuk aslinya atau dalam bentuk salinan yang disertifikasi benar. Dalam hal dokumen/data disertifikasi sebagai benar oleh orang yang berbeda dari perusahaan itu sendiri atau oleh pihak ketiga yang disebutkan dalam Ketergantungan pada Pihak Ketiga untuk Tujuan Identifikasi Klien dan Uji Tuntas, dokumen/data harus diaktakan.

Terjemahan yang benar harus dilampirkan dalam hal dokumen yang disebutkan di atas dalam bahasa selain bahasa Inggris. Setiap kali perusahaan melanjutkan dengan penerimaan Klien baru, Kepala departemen administrasi/back-office harus bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan dengan ketentuan bagian ini.

Kewajiban Karyawan

Setiap karyawan Perusahaan memiliki kewajiban untuk memahami:

1. Kewajiban hukum Perusahaan dan pribadi mereka sendiri serta kemungkinan konsekuensi untuk kegagalan mematuhi persyaratan CDD dan pencatatan berdasarkan Hukum.
2. Semua undang-undang dan peraturan lain yang berlaku, dan kemungkinan konsekuensi dari pelanggaran kewajiban ini.
3. Kebijakan dan prosedur Perusahaan yang berkaitan dengan AMLFT, termasuk identifikasi dan pelaporan transaksi mencurigakan.
4. Teknik, metode dan tren baru dan muncul dalam MLTF sejauh informasi tersebut diperlukan oleh karyawan untuk menjalankan peran khusus mereka di Perusahaan sehubungan dengan AMLFT.

Kebijakan Pelatihan dan Komunikasi

1. CRO harus memastikan bahwa karyawan sepenuhnya menyadari kewajiban hukum mereka sesuai dengan Hukum, dengan memperkenalkan program pendidikan dan pelatihan karyawan yang lengkap.
2. Semua karyawan harus menerima pelatihan atau sesi penyegaran setiap tahun, atau setiap kali ada amandemen pada kebijakan Perusahaan, persyaratan peraturan, atau perubahan dalam tugas karyawan. Waktu dan konten pelatihan yang diberikan kepada karyawan berbagai departemen akan ditentukan sesuai dengan kebutuhan C
3. Program pelatihan bertujuan untuk mendidik karyawan Perusahaan tentang perkembangan terbaru dalam pencegahan MLTF, termasuk metode dan tren praktis yang digunakan untuk tujuan ini.
4. Semua karyawan harus menegaskan Kebijakan AML ini untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap AMLTF.
5. Klien atau pihak ketiga lainnya diinformasikan, dan diminta untuk mengakui dan menerima Kebijakan AML ini yang diposting di Situs Web Perusahaan.

Pemantauan & Perbaikan

1. CRO bertanggung jawab untuk memantau efektivitas Kebijakan AML ini dan akan meninjau implementasinya secara teratur sesuai dengan kebijakan internal.
2. Setiap kebutuhan untuk perbaikan akan diterapkan sesegera mungkin. Karyawan didorong untuk menawarkan umpan balik mereka tentang kebijakan ini kepada CRO.
3. Kebijakan AML ini tidak membentuk bagian dari kontrak kerja karyawan dan Perusahaan dapat mengubahnya kapan saja untuk meningkatkan efektivitasnya dalam memerangi korupsi.